Checkliste Klassenfahrt
Diese Checkliste führt von der ersten Idee bis zur Rückkehr. Sie kann ausgedruckt oder für die eigene Planung angepasst werden. Schulische Vorgaben, das Bundesland, das Reiseziel und die Gruppengröße können zusätzliche Aufgaben erforderlich machen.
Vor der Entscheidung
- ☐ Klassenstufe, Gruppengröße und Zahl der Begleitpersonen festlegen
- ☐ möglichen Zeitraum und Reisedauer abstimmen
- ☐ Ziel und pädagogischen oder gemeinsamen Schwerpunkt bestimmen
- ☐ maximale Anreisezeit und Ausgangsort berücksichtigen
- ☐ verfügbares Budget und mögliche Unterstützung klären
- ☐ zwei oder drei passende Ziele miteinander vergleichen
Nach der Entscheidung für Ziel und Zeitraum
- ☐ Unterkunft, Zimmeraufteilung und Verpflegung anfragen
- ☐ Anreise und Transfers vergleichen
- ☐ Programmpunkte, Eintritte und Führungen anfragen
- ☐ Gesamtkosten einschließlich Nebenkosten und Puffer berechnen
- ☐ Zahlungs-, Umbuchungs- und Stornierungsfristen notieren
- ☐ Buchungen und Zusagen geordnet dokumentieren
Einige Wochen vor der Fahrt
- ☐ Teilnehmerzahl und Begleitpersonen bestätigen
- ☐ Eltern oder Erziehungsberechtigte über Ziel, Termin, Kosten und Ablauf informieren
- ☐ Einverständnisse, benötigte Nachweise und Fristen prüfen
- ☐ besondere gesundheitliche oder organisatorische Hinweise geschützt erfassen
- ☐ Tickets, Reservierungen und Treffpunkte zusammenstellen
- ☐ Tagesplan mit Wegezeiten, Pausen und freien Abschnitten erstellen
- ☐ eine Alternative für schlechtes Wetter vorbereiten
Vor der Abfahrt
- ☐ Zahlungseingänge und offene Beträge kontrollieren
- ☐ Teilnehmerliste und wichtige Kontaktdaten aktualisieren
- ☐ Unterkunft, Anreise und Programmpunkte nochmals bestätigen
- ☐ Ausrüstung, Kleidung, Medikamente und persönliche Unterlagen besprechen
- ☐ Notfallinformationen und Zuständigkeiten im Begleitteam klären
- ☐ Abfahrtsort, Rückkehrzeit und erreichbare Ansprechperson mitteilen
Am Abfahrtstag
- ☐ Treffpunkt und Abfahrtszeit rechtzeitig bekannt geben
- ☐ Anwesenheit anhand der Teilnehmerliste prüfen
- ☐ Tickets, Reservierungen und notwendige Unterlagen bereithalten
- ☐ Gepäck und gemeinsame Ausrüstung kontrollieren
- ☐ aktuelle Kontaktdaten und Notfallhinweise griffbereit halten
Während der Klassenfahrt
- ☐ Tagesplan und Änderungen an die Gruppe weitergeben
- ☐ Treffpunkte und Zeiten vor jedem Programmpunkt wiederholen
- ☐ Pausen, Verpflegung und ausreichend Erholungszeit einplanen
- ☐ Änderungen, Ausgaben und wichtige Vorkommnisse notieren
- ☐ Teilnehmerzahl bei Ortswechseln und vor der Rückfahrt kontrollieren
Nach der Rückkehr
- ☐ Vollständigkeit der Gruppe und Rückgabe gemeinsamer Unterlagen prüfen
- ☐ offene Rechnungen und Erstattungen klären
- ☐ wichtige Erfahrungen und Verbesserungen für die nächste Fahrt festhalten
- ☐ persönliche Daten und gesundheitliche Hinweise sicher verwahren oder nach den geltenden Regeln löschen
Weitere Planungshilfen
Für die Reihenfolge der Entscheidungen hilft Klassenfahrt planen. Ziele lassen sich mit dem Klassenfahrt-Finder eingrenzen. Hinweise zu Budget und Unterstützung stehen unter Kosten & Förderung; Anbieter für Unterkunft, Programm und Anreise findest du bei Angebote für Klassenfahrten. Ergänzende Vorlagen für Planung, Kosten und Abfahrt bietet die Seite Vorlagen & Tools.
